Документальное оформление перевозки грузов состоит из следующих этапов:
1. Оформление документов на перевозку грузов начинается с составления договора на перевозку груза между двумя сторонами – грузоотправителем и грузоперевозчиком. Грузоперевозчик обязан осуществить доставку вверенного ему груза в определенное место и в указанный срок, и передать его в целости и сохранности получателю (или же лицу, имеющему полномочия получателя). Грузоотправитель, в свою очередь, обязан в оговоренный срок выдать груз к перевозке и оплатить доставку груза. Такой документ на перевозку грузов может быть оформлен как разовый, а также как долгосрочное сотрудничество.
2. При оформлении грузов должна быть составлена заявка на перевозку грузов. Если перевозка грузов разовая, то оформляется разовая заявка. Если же грузооборот осуществляется по долгосрочному договору, то заявка является приложением (дополнением) к действующему договору.
3. Документальное оформление грузов при любом из видов сообщения (городском, пригородном, междугороднем) невозможно без товарно-транспортной накладной. При оформлении грузов важно знать и соблюдать всю цепочку передвижения и передачи ТТН.
Товарно-транспортная накладная оформляется по утвержденной форме №1-Т (постановление Госкомстата России 28.11.1997 № 78) в четырех экземплярах. Все экземпляры ТТН заверяются подписями (грузоотправителя и водителя) и печатью. Первый экземпляр принадлежит грузоотправителю (для последующего списания товарно-материальных ценностей). Второй экземпляр передается водителю. По факту передачи товарно-материальных ценностей грузополучателю, водитель передает данному лицу второй экземпляр (для оприходования полученных ТМЦ). Грузополучатель, со своей стороны, подписывает и заверяет печатью третий и четвертый экземпляры, которые передаются организации, которой было доверено осуществить перевозку грузов. Третий экземпляр является приложением к счету, который выставляет организация-перевозчик грузоотправителю. Четвертый экземпляр ТТН является приложением к путевому листу (по нему производится учет транспортной работы, начисляется оплата услуг водителя ТС).
При оформлении грузов для их транспортировки в страны бывшего СНГ следует перевозочный документ, а именно - ТТН (форма №1-Т) или CMR (международная автомобильная накладная). При оформлении грузов для перевозки в страны дальнего зарубежья обязательно составляется международная автомобильная накладная CMR (согласно договору международной дорожной перевозки грузов 1956 г.). По факту пересечения границы в накладной ставится соответствующая отметка о вывозе.
4. Документальное оформление грузов не может быть полным, если не заключен договор транспортной экспедиции. Так как любой транспортируемый груз имеет определенную стоимость (ценность), соответственно, определенное лицо должно быть ответственным за его сохранность. Именно поэтому при оформлении грузов документально должна быть зафиксирована материальная ответственность (равно как и вознаграждение, и ответственность за несоблюдение договорных условий) между заказчиком услуг (грузоотправитель или грузополучатель) и исполнителем (экспедитор, водитель-экспедитор).
5. Документальное оформление генеральной доверенности производится на получение, на хранение и перевозку грузов. Документальное оформление перевозки грузов также может включать в себя следующее: путевой лист; экспедиторское поручение; экспедиторская расписка; складская расписка; транспортный санитарный паспорт; договор на аренду транспортного средства (с экипажем или без экипажа) и другое.
